drprezi.com

Egy néha idegesítő és időrabló problémát szeretnék ma kettévágni, ahogyan Nagy Sándor tette anno.

Amikor Powerpoint prezentációt készítünk  előfordul, hogy máshonnan kell beszúrnunk már kész anyagokat. Ezekben az esetekben néha szembesülhetünk azzal, hogy nem egyezik a két anyag template-je, ami a beszúráskor kellemetlen meglepetést okozhat. Ilyekor két lehetőség közül szoktunk választani. Az első, hogy a beszúrt oldalakat egyenként átalakítjuk. Ez fáradtságos rabszolgamunka, főként ha sok slide-ról van szó. A másik, hogy a beszúrandó mértékét vágjuk pl kevesebb slide vagy csak egyes tartalmi elemek formájában. Mindkét megoldás hagy maga után némi kivánnivalót. A problémát mindenképpen kezelni kell, különben sérül a Powerpoint használatásnak egyik alapelve az EGYSÉGESSÉG.

Pedig az új formátumra való átalakítás/visszaalakítás megdöbbentően egyszerű.

Miután beszúrod az új anyagot, megjelenítő jobb alsó sarkában felbukkan egy „Beillesztés beállításai” ikon. Mivel nagyon apró és pár másodperc után eltűnik, ezért nehéz észrevenni. Ha rákkattintunk, akkor két lehetőségünk lesz:

1. A forrásformátum megőrzése
2. A céltéma alkalmazása

Ezek után már szabadon eldönthetjük, hogy melyik formátumot akarjuk létni az újonnan beszúrt anyagon. A dolog annyira titkos, nem is vettem észre, hogy a 2003-as Powerpointban is bele van építve.

dr. Z

P.s: És a ráadás. A módszer alkalmazásával gyorsan (pár klikkel) át tudod tenni a prezentációdat egy másik anyag formátumára.

Tudjuk, hogy minden újítás, fejlesztés annyit ér, amennyit használnak belőle. Ennek megfelelően fontos, hogyan vezetjük be az új vállalati template-t.

Legyünk őszinték! Ha a kollégák kapnak egy levelet, hogy holnaptól ez az új formátum, akkor nem túl sokan fogják venni a fáradtságot, hogy azonnal ebben dolgozzanak, hiszen az elején ez mindenképpen sok munka lesz. Ráadásul nem tudják miért. Az első gondolatunk, hogy a központban megint kitaláltak valamit, ami nekünk hoz majd sok plusz munkát.

Ezért fontos, hogy tudatosan támogassuk a bevezetést. Ez sokféleképpen megtehetjük. Az én javaslataim a következők: Tovább »

Az előző cikkben beszéltem arról, hogy mi az oka annak, hogy a legtöbb vállalati template használhatatlan. Most megnézzük melyek a template készítés legfontosabb alapszabályai.

Alapelvek

• Egyszerűség (ne legyenek fölösleges elemek)
• SNR (signal to noise, minden ami “zaj” kerüljön le)
• Olvashatóság (távolról és projektoron át)
• Vizuális letisztultság

Ha jó céges  template-t akarunk készíteni, először is azokat vonjuk be, akik gyakran adnak elő a cégnél. Az ő tapasztalatuk sokat segíthet majd a jó és használható minta létrehozásában.

A template készítés alapja a PPT slide. Általában egy nyitó és egy belső oldalt készítenek el (a következő cikkben bemutatjuk majd, hogy ez miért nagyon kevés). A két oldal jelentősen eltér egymástól. A nyitó  szabályai kevésbé kötöttek, itt mindig több a vizuális elem, ezzel a jelenlegi cikkben nem foglalkozunk

Nézzük a belső oldalak szabályait:

Az ábra jól mutatja a slide legértékesebb helyeit. Javaslom, hogy ide ne kerüljenek fölösleges vizuális elemek, ne használjuk másra ezeket a területeket, mert azok rontják az érthetőséget, a tisztaságot.

A logo a fenti három helyre kerülhet. Mérete ne legyen túl nagy. Egy bizonyos méret felett, már kifejezetten agresszív is lehet. Én személy szerint a bal alsó logót a partnercégeknek tartom fenn (akiknek előadok)és a jobb felsőre javaslom saját logót.

Oldalszámok: A template része az oldalszám jelenléte is. Javasolt helye a logók számára fenntartott helyeket jelenti. Én jobb lent használom.

Karakterek: Fontos, hogy a template-en a megfelelő betűtípust és méretet használjuk. PPT-ben nem javasolt az ún. talpas (serif) betűtípusok használata, mert azok rontják az olvashatóságot. A címméreteket 28-44-es közé rakjuk és ne legyen vastagított (az megint az olvashatóságot rontja). A szövegméretek 20-28 között javasoltak.

Bulletpoint: Csak egyfélét használjunk,  és ne legyenek túl színesek.

Színek: Egyszerűsítsünk! 2-3 színnél ne használjunk többet és szerencsés, ha ezek is közel állnak egymáshoz. (egy rózsaszín, kék, sárga színhármassal nehéz dolgunk lesz )

Grafikai elemek: Kerüljük a túlhasználatot. Ez nem a céges brossúra!

Hátterek: Én alapban fehér hátteret javaslok (elkerülve a finom háttérképeket, amik a projektoron láthatatlanok). Hosszabb prezentációknál szerencsés, ha van sötét hátteres is, mert az kevésbé fárasztó.

Következő rész: Megmutatjuk,hogyan néz ki egy profi template, ami nem két oldalból áll!

Ha prezentációt készítünk egy üzleti szervezetnél, akkor szinte mindig rá vagyunk kényszerítve arra, hogy a vállalati „powerpoint template”-t használjuk. Akinek hasonló tapasztalata van, mint nekem az egyetért velem, hogy ezek a minták az esetek 95%-ában félresikerültek, félig kidolgozottak és magukban hordozzák a vizuális bukás valószínűségét is. Hogy miért van annyi félresikerült Powerpoint prezentáció?

Az okok legalább 50%-a a template-ek hibáira vezethető vissza!

Ha marketing vezetőként úgy döntesz új vállalati template-re van szükség, akkor valószínűleg elsőként egy grafikus, dizájner vagy marketing ügynökség jut eszedbe.

Na ők azok, akik nem használnak Microsoft termékeket, csak nagyon ritkán. Néha sportot űznek ezen termékek utálatából.

Mit tesznek a felkérésedre? Kinyitják a Macintoshukat, megalkotják a logódat, a színeidet, egy jó hátteret és bármilyen vizuális elemet.

Aztán megnyitják a Powerpointot és bedobálják a kész anyagokat.

Mi a gond ezzel?

Tovább »