…..Éppen félév végi leadáshoz készülök a BME Építészmérnöki Karon a Komplex nevű tárgyból. A neve elég kifejező, a feladat, hogy meg kell tervezni egy saját épületet megjelenéssel, statikával, szigetelésekkel, a kivitelezést és a gépészetet is szem előtt tartva, végül az egészet prezentálni kell egy valahány tagú zsűri előtt.

…..Az ember azt hinné, hogy egy építész ösztönösen jól tudja bemutatni az épületét – hiszen a tervezés során már maga az előadás is megszületik. Ha megvan az épület koncepciója, megvan az előadás üzenete, ha megvan a terv grafikája, megvan a bemutató vizualizációja.

…..De valóban ilyen egyszerű lenne az egész? Több szempontból sem. Az ütött szöget a fejemben, amikor a statikus konzulensem megemlítette, hogy itthon az építészeti prezentációnak nincsen kultúrája. Míg külföldön a nagy irodák az épület kitalálása után még akár 1 hónapot is szánnak arra, hogy felépítsék a hozzá tartozó előadást, hogy átgondolják, hogyan adják el a közönségüknek – adott esetben a laikus megrendelőknek – a terveiket, addig itthon az egyetemen elsajátított „utolsó este megrajzolom, majd pedig improvizálok valamit, hiszen úgyis tudom mit akarok mondani” típusú gondolkodás a divat. Ez utóbbi (és most csak a saját egyetemi tapasztalatomból indulok ki), sok szempontból problémás.

…..Egyrészt: Én hónapokig gondolkozom a terven, a hallgatóságnak 10-20 perce van, hogy megértse. Tömörnek kell lennem, nem szabad csaponganom. Ha nem építem fel az előadás logikáját, nem tisztázom, hogy mi miből következik, melyik döntést mi indokolja, akkor egy strukturálatlan gondolati masszát öntök a publikumra, amiből ő maga választhatja ki, hogy számára mi az, ami fontos. Ez gyakran nem az, ami tényleg a lényeg lenne. (Hozzá kell tennem, hogy hallgatóként szerencsénk van, hiszen gyakorló építészeknek adunk elő, akik könnyedén kiolvassák a sorok közül a „kulcsmondatokat” – az életben, laikus megrendelő előtt ez már nem így lesz.) Arról már nem is beszélek, hogy egy jó előadásnak nem csak logikai, de „érzelmi” íve is van – nem felsorolás, hanem egy történet. Egy jó bemutatónak van egy „aha-pillanata”, amikor összeáll a kép. Ilyet csak nagyon ritkán láttam építészeti tervbemutatásokon.

…..Másrészt: ha helyben találom ki a mondandómat és nem gyakoroltam el otthon, akkor arra fogok koncentrálni, hogy mit mondjak és nem arra, hogy hogyan. Valószínűleg „őő”-zni fogok, kicsit talán izgulok is majd, nehézkesebben veszem fel a kapcsolatot a közönséggel… de a legjelemzőbb: nem azt nézem, hogy hogyan reagál a „zsűri”, hanem a tervlapokból próbálom kiolvasni a szövegemet. Ha elfordulok az engem hallgatóktól és elveszítem a szemkontaktust, elveszítem annak a lehetőségét is, hogy rögtön reagáljak egy-egy felhúzott szemöldökre („biztos, hogy ez jó megoldás?”), egy-egy ráncolt homlokra („hmm, ezt nem értem…”) vagy egy elmélázó tekintetre („na, ez megint egy közepes, unalmas terv.”). Ha felveszem a kontaktot és szemtől szembe adok elő, azzal tudat alatt azt is üzenem, hogy pozitív, határozott személyiség vagyok: valószínűleg a tervem is jó. Ez már persze kicsit a marketing és a pszichológia területe.

…..Harmadrészt. Amit biztosan magunkkal viszünk: alaprajz (1:100), metszet (1:100), homlokzat (1:100) és látványterv. Rendben, ezek gyakran kötelező feladat részek, de van úgy, hogy rajzolunk 5 metszetet és ebből 4-et senki sem néz meg. Azért, mert nincs köze, ahhoz, amit mondani akarunk. Egyszerűen nem szükségesek az épület megértéséhez, így nem a prezentáció részei – nem is kellett volna őket végigrajzolni. Ezért is érdemes előbb logikailag felépíteni az előadást és ahhoz megrajzolni a szükséges ábrákat – amik egyébként néha lehetnek akár egyszerű értelmezősémák. Az építészeti értéktől függetlenül szerintem zseniális és mintaértékű a gondolatátadás minősége a BIG nevű dán iroda bemutatóiban. Pl.:

http://www.big.dk/projects/tat/

http://www.big.dk/projects/nlp/

…..Sajnos az Építész Karon még mindig tablóról és nem projektorról prezentálunk, úgyhogy ilyen minőségre papír-, hely- és pénzhiány (nyomtatás) miatt esélyünk sincs, de a vizuális kommunikáció egy-két fontos elemét el lehet lesni a skandinávoktól.

…..+1: A Q&A, kérdés-válasz rész az üzleti prezentációknak szinte kötelező része – az építészeti tervbemutatásoknál is mindig előjön és érdemes rá készülni. Vajon mit kérdezhetnek tőlem az egésznek a végén? És vajon mit válaszolnék rá? Aki profi, még visz magával a „farzsebében” néhány rajzot az ilyen esetleges problémákra is, bizonyítandó, hogy ő mindenre gondolt. Az ilyen előrelátó közönségbarát gondolkozásnak elég magas a megbecsültsége.

…..Egy szó mint száz, a tanulság még mindig az, hogy hiába nem tanítják az egyetemen, a prezentációs készségét mindenkinek fejlesztenie kell. És hiába nincs benne közvetlenül sem az iskolai munkák, sem a valóélet értékelési rendszerében, az (építészeti) prezentációit mindenkinek tudatosan kell felépítenie.

Mester Tamás, BME – mestitomi@gmail.com

…..

…..

]]> http://drprezi.com/epiteszeti-prezentacio/feed/ 0 http://drprezi.com/a-hallgatas-ereje-vizualisan/ http://drprezi.com/a-hallgatas-ereje-vizualisan/#comments Sun, 06 May 2012 18:34:10 +0000 admin http://drprezi.com/?p=2693

1. Listening is an Attitude of the Heart

2. Listen, Understand, Act

3. Listening is crucial to Learning

4. The World has a Shortage of Listeners

5. Listen to What’s Not Being Said

6. Always be Eager to Listen

7. Stop Listening to What You Shouldn’t Be Listening To

8. Actively Listen to What the Other Person is Saying

9. Before You Speak, Listen!

10. Listen to Your Heart

11. Never Underestimate the Power of a Listening Ear

12. Listening is Magnetic!

13. Your Ears Will Never Get You in Trouble

Történt pedig hogy egyre többen kezdtek el dokumentációkat (leírások, projektzárók és bármilyen jelentés, összefoglaló) ppt-ben készíteni. Kényelmesebb, könnyebb elhelyezhetőbben benne az adatok, könnyebb levetíteni, szóval sok előnnyel jár . Csakhogy ezek az anyagok dokumentum célzattal jöttek létre. Nem prezentációnak készültek. Sok esetben azonban sajnos ezek az anyagok előadásra kerülnek. Ebben a pillanatban létrejön a DIAMENTUM, azaz a diákkal készített dokumentum, ezernyi adattal, táblázattal, 12-es betűméretekkel. Ez tuti bukás. Olyan minta kisollóval akarnánk levágni a kerti füvet (időre teljesítve! )

Csendben ölő méreg, de biztos, hogy a végére “agyhalottak” lesznek a hallgatók.

A megoldás a gyors transzformálás, azaz a diák átalakítása. Egy kis strukurált odafigyelés és diánként egy-két perc. Ennyi kell a profi  hatástalanításhoz.

Hogyan változtassuk tehát át a jelentésüket prezentációvá?

1. tanács: Vágás, írtás, gyomlálás, azaz EGYSZERŰSÍTÉS

A Diamentum legnagyobb problémája az óriási mennyiségű információ. Egy prezentáció ennyit nem tud befogadni. Az első lépés tehát az irtás. Diánként érdemes haladni, leszegett fejjel:-)

• Ahol hosszú mondatok vannak, ott legyenek helyette szavak (2-4 db  egy sorban)
• Ahol lényegtelen elemek vannak, azok kerüljenek ki. pl. születési évszámok a tudósoknál
• Ha ún. backup táblák vannak, azok váljanak rejtett diává, ami nem jelenik meg a vetítésben csak, ha kell. (a diászám után enter-t ütve előhozható)
• Ha két vagy több gondolat, ábra, táblázat van egy  dián, akkor csak egy maradjon.
• Ahol 10 sor van fent, ott csökkentsük 4-5-re vagy kezdjük el csoportosítani

2. tanács: információ helyett üzenet azaz FÓKUSZÁLÁS

A legtöbb helyen információk tömege van. Még egy ábra is. Az ábrával mondani akarunk valamit. Akkor azt is kell, hogy mutassa. Ezt a következő módszerekkel érhetjük el:

• Próbáljuk meg leírni a prezentáció üzenet keretét (célüzenet—alátámasztó üzenetek)
• A fontos részek legyenek kiemelve pl. más színnel (de lehet eltérő forma, távolság méret is)
• Az adatok csak a lényeges részeknél legyenek, egyébként is érdemes kerülni az egyedi adatokat az ábrán.
• A tengelyek legyenek leegyszerűsítve. (Április helyett Á, IV. vagy 100.000.000 helyett 100 millió)

3. tanács: Legyen eleje és vége azaz TUDATOS STRUKTÚRA

Az általam látott prezentációk nagyobbik része “in medias res” kezdődik és tragikus hirtelenséggel ér véget. Pedig minden prezentációnak ez a két legfókuszáltabb része. Itt mennek át az üzenetek a legkönnyebben és legtömörebben.

• Mindig legyen vázlat, hogy tudja a hallgató miről lesz szó
• Mindig foglaljuk össze a végén, mert ezzel megerősíthetjük az elveszett vagy gyenge üzeneteket is. Ráadásul, ha megcsúszunk az idővel egy jó összefoglaló mindig ki tud menteni minket

dr. Z

P.s: Ha extra kevés időtök van az átalakításra, akkor elég az első ponttal foglalkozni.

Nézzük akkor az egyes cselekményeket.:-)

.

1.§  Információ túladagolás: Aki egy a rövid távú memória számára befogadhatatlan mennyiségű információt (4-6 infó/dia) megkísérel rövid idő alatt a hallgatósága számára átadni, az az “információ túladagolás” bűncselekményét követi el. Súlyosabban minősül a cselekmény, ha az elkövető

• 12-14 betűmérettel követi el a cselekményt
• hosszú mondatok képernyőre helyezésével követi el a cselekményt
• táblázatok és ábrák egy közös diára való zsúfolt helyezésével követi el a cselekményt

.

2. §. Hangos felolvasás kéretlenül: Aki a képernyőre írt hosszú szövegeket a hallgatóság számára maga olvassa fel hangosan, az a “felolvasás kéretlenül” bűncselekményét követi el. Súlyosabban minősül a cselekvés ha tettét:

• visszaesőként, többször megismételve követi el.
• helytelenül olvasva, rosszul hangsúlyozva követi el.

.

3. §. Vizuális (környezet)szennyezés: Aki az egyébként tiszta, világos üzeneteket képes irreleváns, oda nem illő vizuális elemekkel gyengíteni, eltakarni, “vizuális szennyezést” követ el, különösen súlyosan minősül, ha az alábbi cselekményekkel követik el:

• Rossz színkontrasztok használata: kék-sárga, zöld-piros
• Meglévő üzenetek (szövegek) takarása
• Képek gyenge minőségben vagy apró méretben való megjelenítése
• Nem megfelelő ábratípus használata

.

4. §. Untatás: Aki mások non-verbális (vagy verbális) jelzéseinek figyelembe vétele ellenére a prezentációját érdekes elemek nélkül, monoton adja el, az a “untatás” bűncselekményét valósítja meg. A cselekmény súlyosabban minősül, ha az elkövetés:

• Monoton, kellemetlen hangon történik
• Gyenge, oda nem illő történet vagy vicc elmesélésével valósul meg.

.

5.§. Túlanimálás: Aki zavaró, oda nem illő, túlmozgásos animációk megvalósításával ad elő, az a “túlanimálás” bűncselekményét követi el. A cselekmény súlyosabban minősül, ha a túlanimálás hangeffektusokkal kísérve követik el.

6.§. IDE VÁROM AZ OLVASÓI ÖTLETEKET :-)

Na egyelőre ennyi.

Zoli, a prezentációs rend-őre

.

P.s: Ha van ötletetek a kiegészítésre, akkor várom azt

.

A “régi”retorika egy csendes titka

Az ókori szónokok képesek voltak akár 6-8 órán keresztül úgy beszélni, hogy közben nem vesztették el a fonalat, tartották a logikai ívet. Mi volt a titkuk? Még csak laptopjuk, vagy papírjuk sem volt, semmi amire rögzíthettek.  Akkor hogyan?

A titok nyitja a “verbális építészet”. A szónok úgy képzelte el a beszédet, mint egy épület, melynek minden helységét bejárja a beszéd alatt. Ez a vizualizációs módszer segítette őt abban, hogy tartsa a struktúrát, hiszen egyik szobából a másikba csak egy folyosón (pl. összekötő mondatok) lehet átjutni és nem ugrálhatunk át falakon, vagy teleportálhatunk:-)

Így a szónoknak megmarad a rugalmassága, de nem veszíti el a struktúrát és nem kezd el ugrálni.

És ez így működött évezredeken keresztül. Aztán megszületett a Powerpoint. Ez mindent gyökeresen megváltoztatott.

.

Miért bűnös a Powerpoint?

Ellustított (szép szó:-)), béklyóba zárt, leszoktatott a gondolkodásról, visszafejlesztette a “látás”-unkat.

(félreértés ne essék, szerintem egy jól használható program megfelelő üzleti helyzetekben)

A Powerpoint alapjaiban egy szövegközpontú eszköz (ha nem hiszitek nézzetek be egyetemi előadásokra idősebb tanárokhoz).

A struktúrát megadja maga a program, hiszen diákban kell gondolkodunk és a diákon belül is adott a felépítés (cím helyet, szövegek helye, képeké). Így csak betöltjük a tartalmat és mehet is a vetítés.

.

Mit tud a Prezi?

A Prezi a bemutatott ókori módszert hívja elő újra, hiszen strukturált rugalmasságot ad a térben is mozogva.

A Prezi lassan, de biztosan gyógyítja a Powerpoint teremtette vizuális vakságot.

Rajzoljuk meg hát a saját “retorika-épület”-ünket, gondoljuk át a lépéseket és kezdjünk is bele!

.

dr. Z

p.s: Minden jó előadó egyben virtuális építész is.

FREEZE?

A legtöbb projektor-távirányítóján szerepel egy FREEZE feliratú gomb. Ez a legfőbb oka, hogy minden esetben kérem a távirányítót is a projektorhoz.

A gombot megnyomva lefagyaszthatjuk a képernyőt. Ekkor a legutolsó kép marad ott addig, amíg nem nyomjuk meg újra a gombot. Olyan mintha lefényképezné a képernyőt.

Mire tudom használni?

1. Tréningek előtt elindítom a prezit (első oldal), után lefagyasztom a képernyőt. A megérkezett résztvevők folyamatosan látják a nyitó oldalt, és addig én még tudok változtatni és keresni a laptopomon, vagy átfutni a mailjeimet .
2. Ha valamit hirtelen meg kell keresnem az előadás alatt, akkor nem kell mindenkinek végignézni a laptop hátteremet, a könyvtáraimat. Ezzel nem csak kellemetlen helyzeteket előzhetünk meg, de elegánsabb is lesz a helyzet kezelése.
3. Üzleti prezentációk: Tegnap is egy érdekes helyzetben voltunk. Kolléganőm előadott az én laptopomról. Nekem pedig a saját prezimet kellett előkészíteni/bekészíteni. Amikor tudtam, hogy hosszabban beszél egy-egy oldalról, akkor lefagyasztottam a képernyőt és addig előkészítettem az enyémet.

Próbáljátok ki. Elegánsabbá és profibbá teszi egyes helyzetek kezelését.

Zoli

.

Hol használjuk? Miért fontos?

Az üzleti életben  nagyon gyakran kell röviden, de figyelemfelkeltően bemutatkoznunk. Legyen szó tárgyalásról, konferenciáról vagy egy egyszerű vacsoráról. Tudjuk, hogy az első 30-60 másodpercben sok minden eldől, néha súlyos milliók. Van, aki jobb ebben a műfajban és valaki azt mondja nagyon gyenge. Pedig szerintem összesen két tényezőn múlik a siker. Az első a tudatosság (felkészülés) a második pedig a rutin. Mindkettő fejleszthető, nincsenek bennük születési előjogok. Számomra az adja a téma egyik aktualitását, hogy elkezdtem dolgozni a BNI nevű üzleti klubbal, ahol minden héten én is be kell, hogy mutassam a cégemet/magamat  60 másodpercben. Eleinte nehéz volt, de jó érzés látnom a saját fejlődésemet. Végül elkezdtem élvezni és másokat is tanítani a témában.

.

Milyen a jó 30 másodperces felépítése?

MEGRAGAD-ÁTAD-ELENGED

1. A FIGYELEM megragadása: Az első pár mondat nem lehet sztenderd. Meg kell ragadni a közönséget. Akarjanak hallgatni, vágyjanak a következő 30 másodpercre. Próbáld megfogalmazni az üzletedet egyetlen erős mondatban. Ez nem egyszerű, de bőven megéri az energiát, mert egy jó mondat évekig használható.(és megmarad mások fejében is )

Ennek eszközei (későbbi bejegyzésben fogom kifejteni):

1. Analógia, párhuzam: egy könnyen megjegyezhető példa, ami lehet akár kép (szókép)

2. Különleges jelzők: egymástól távoli dolgok párosítása

3. Frappáns idézet: Lehetőleg kevésbé ismert, de frappáns idézet

4. Megdöbbentő adat, tény, statisztika

2. Az ÜZENET(k) átadása

Mit szeretnél átadni?

Másképpen megfogalmazva: Mit vigyenek magukkal a résztvevők tőled? Maximum 3 dolgot választhatsz, de én inkább a 2-őt javaslom. Ne többet, de azt jól megfogalmazva. Itt nagyon fontos a mértékletesség.

3. EMLÉKEZTETŐ

Egy utolsó mondat/gondolat/üzenet, amire emlékezzenek a hallgatók.

Egyéb – kapcsolódó – technikák:

1. Hitelesség kialakítása (lsd az ethos-ról szóló cikkeinket)
2. USP (Unique Selling Point): Mitől vagy te más? Meg tudod fogalmazni? (tiltott szavak: KÜLÖNLEGES, EGYEDI, RUGALMAS)
3. Már a beszédedben adj valamit a hallgatóknak! (ingyenes felmérést, kipróbálást, terméket)

.

dr. Z

Ennek az alacsony ismertség mellett  egyéb okai is vannak. Egy jó Prezi elkészítése szerintem még  jelentősen több idő és jelenleg még olyan készségeket (vizuális gondolkodás, látásmód és szerkesztés) kíván meg, ami keveseknek áll rendelkezésére.

Melyek a Prezi legjobb életterei a cégeknél?

A Prezi legfontosabb terepe az olyan helyzetek, amikor az érzelmekre is kell hatni, ki kell tűnni a tömegből, használnunk kell a meglepetés erejét.

.

1. Rendkívüli (egyszeri) alkalomra készített előadás: (konferencia, évzáró vezetői beszéd stb.):  Ezekben a helyzetekben fontos, hogy kitűnjünk a tömegből, hogy emlékezetesek maradjunk. Ezen a terepen ma még önmagában is előnyt jelent a Prezi használata, nem is kell kiugróan profi Prezi, mivel csak kevesen ismerik. Itt lehetünk bátrabbak, mert bízhatunk a meglepetés erejében.

.

2. Céges prezentációk: Ezek általában nem egy alkalomra készülnek és fontos, hogy hatásosak és erősek legyenek. Ezeknél fontos, hogy komoly koncepció alkotás előzze meg a Prezi készítését, amely vonatkozik a vizualizációs tervezésre is. Ilyenkor megéri több energiát szánni a prezentációra.

.

3. Egyedi üzleti Prezi (pl. tender): Jómagam  üzleti tenderen  már csak a Prezit használom. A cél az, hogy valami különlegeset és mást mutassunk. Eddig bejött, 100%-os a nyerés.

.

4. Oktatás: Még nagyon kevés helyen találkoztam a Prezivel oktatási anyagként, de már láttunk próbálkozásokat a piacon (érdekes módon biztosítók részéről)

.

Kik a jelenlegi üzleti felhasználók?

• A saját tapasztalataink szerint a legnagyobb érdeklődő csoport a marketingeseké.
• Iparágakat nézve pedig nálunk helyi értékekkel a biztosítási szektor vezet.
• Szervezeti hierarchiában pedig a felsővezetőké a dobogó legfelsőbb foka

.

Jó Prezizést mindenkinek!

Dr. Z

P.s: Remélem pár hónapon belül újabb felhasználási területekről írhatunk majd.

P.s 2: A következő részben a belső felhasználás akadályairól és azok elhárításáról írunk.

A napokban kaptam a következő levelet egy volt tréning-résztvevőmtől:

“Tartunk egy konferenciát, és két előadó az „életből” jön, a saját munkájáról tart előadást, azért mert hitelesebbnek gondolom, mint ha én az elefántcsonttoronyból elmondom a tutit.DE:

• Gyakorlatlan előadók (pláne 120 fő előtt)
• És a ppt kezelést sem ismerik nagyon
  

Én azt látom, hogy ilyenkor teli rakják akciókkal, animációval, árnyékolással és egyéb minden megtalálható csicsákkal a prezentációt, és szerintem belekavarodnak.Mit tanácsolsz? Engedjem, hogy egy egyszerű natúr, inkább a tartalmi elemekre koncentráló SAJÁT (a durva hibák kijavításával) prezit készítsenek, vagy az „ellenőrző lista” lista alapján javítsuk azt ki? Szóval, mennyire irányítsam a prezi elkészítését (küllem és tartalom), meddig fogja azt még magáénak érezni, és hitelesen előadni? Hol a határ? Mi a jobb az? Életszagú legyen, vagy én a vezető adjam elő (a Mestertől jól megtanult prezentációs technikával  a tutit?

.

Tetszett a probléma-felvetés. Az alábbi javaslatokat adtam:

A PPT-hez érdemes hozzányúlni, mert az egy fontos támasz lehet nekik is és a hallgatóknak is

1. Ha még nem csinálták meg a prezit, akkor szólnék nekik előre, hogy legyen egyszerű és rövid pl. kevés szó egy-egy oldalon, ha tudnak képeket akkor legyenek azok
2. Küldenék nekik egy mintát (ha van elérhető), mert akkor sértődés nélkül tudják mihez igazodjanak
3. Ha kész, akkor valamilyen formában átfutnám velük együtt egy partneri beszélgetésben. Ez nekik is szimpatikus lesz, mert látják, hogy fontos a vezetőjüknek.
4. Maximalizálnám a diaszámot: pl. 10 perc maximum 6 dia

A lelki oldalra is érdemes figyelni, mert ha magabiztosak, akkor jól fognak teljesíteni:

1. Ha nekik kényelmesebb, akkor javaslom, hogy kisebb (A4-es negyede) papírok legyenek a kezükben. Ez ad egyfajta magabiztosságot, nem gond, ha belenéznek időnként.
2. Legyen megírva az első pár mondat előre (ez is ad egyfajta magabiztosságot)
3. Hangolódás a hallgatóságra: legyenek ott előre, érezzék a hallgatóság hangulatát ez megint komfortérzetet okoz.
4. Ha külső helyen van, akkor szerencsés, ha előtte látják a helyszínt (én is be szoktam nézni, hogy szokjam a terepet).
5. Ha lehet kezdjék egy saját történettel, mert azt komfortosabb mesélni (pl. hogyan kerültek a területre)

Ezek az én gondolataim, de szívesen veszem bárki ötletét a fentiekben leírt helyzetre.

dr. Z